Den evige søgen efter effektivisering på arbejdspladsen


Der er konstant tale om, at der skal effektiviseres – tingene skal gå hurtigere, processerne skal være mere lineære og resultaterne skal komme prompte. På engelsk skelner man mellem to ord for fænomenet “effektivitet”: ‘effectiveness’ og ‘efficiency’. Her skelnes der mellem at udføre en opgave korrekt og at udføre en opgave mest hensigtsmæssigt og optimalt.

På dansk har vi kun ordet ‘effektivitet’, og vi kaster det om os hele tiden. Vi ønsker og forventer effektive processer og arbejdsgange. Vi stræber efter at opnå resultater på den mest effektive måde og ansætter helst kun de mest effektive medarbejdere. Hvordan denne effektivitet defineres er dog forskellig fra virksomhed til virksomhed. Er det arbejdsomhed, man eftersøger, eller er det en innovativ tilgang til opgaverne? Er det fleksibilitet, man leder efter, eller er det en person, der følger nøje angivne instrukser?

Teknologi er den nye medarbejder

Det er ikke kun en dygtig medarbejder, der er svær at definere, man som leder kan lede efter. Det er også de teknologiske hjælpemidler i form af diverse software og online programmer, der hjælper os til at opnå de resultater, vi stræber efter. Ulempen ved disse programmer er dog ofte, at de enten er så indviklede, at det tager lang tid at sætte sig ind i, hvordan de bruges bedst muligt, at de er for tidskrævende og omfattende, eller at de ikke er fleksible nok til de alsidige opgaver, der kan være i en virksomhed.

Der er heldigvis også programmer, som gavner over hele linjen. Det er f.eks. regnskabsprogrammer, som ikke alene sørger for, at opgaverne bliver udført, de bliver også udført korrekt og til tiden – givet at de benyttes af en medarbejder, der forstår at bruge disse programmer korrekt selvfølgelig. Der er også programmer som M-files, som ikke er målrettet bare én type opgave men faktisk en bred vifte opgaver, som alle berøres af dokumenthåndtering. Det er programmer som disse, der både er “effective” og “efficient”, når de lægges i hænderne på medarbejdere, som forstår at bruge dem. Lige med M-files er der tale om en brugervenlig brugerflade, som også er fleksibel i forhold til, hvordan det bruges, så der er det let som en leg.